Tegen de tijd dat u zich comfortabel begint te voelen in uw nieuwe functie, begint u zich waarschijnlijk een beetje gevangen te voelen door alle administratieve taken die van nieuwbakken managers worden verwacht. Als je op ons lijkt, vraag je je misschien af of er een manier is om je werk effectiever te maken. Efficiënter, zelfs. Tenminste totdat u wat hulp kunt krijgen bij een deel van het werk en wat ruimte overlaat voor uw personeel om ook hun werk te doen. Er is goed en slecht nieuws. Het goede nieuws: u hoeft niet bij nul te beginnen als het gaat om het verbeteren van uw kantoor en het stroomlijnen van de processen. Er zijn een heleboel manieren waarop een administratiekantoor efficiënter kan worden zonder een specialist in te huren of externe hulp in te huren. Wilt u een keer sparren over hoe of wat, dan kunt u altijd contact opnemen met ons administratiekantoor te Leiden.
Plan je dag de avond ervoor.
Het is geen geheim dat veel managers een slaaptekort hebben. Maar zelfs als u een van de gelukkigen bent die hun vermoeidheid routinematig negeert, kunt u uw leven een stuk gemakkelijker maken door uw dag op te delen in kleinere stukken. Als u dan een paar uur hebt tussen vergaderingen of een andere onderbreking, hoeft u niet te zoeken naar een pen en een agenda. U kunt deze tijd ook gebruiken om een snelle takenlijst op te stellen en uw dag vooruit te plannen. Hoe meer u de avond tevoren kunt doen, hoe comfortabeler u zich zult voelen als u 's ochtends eindelijk achter uw bureau gaat zitten. Als u een bijzonder hectische dag hebt gepland, kunt u die zelfs opdelen in een paar eenvoudige stappen. Dit kan u helpen om u op de taak te concentreren in plaats van te proberen alles te onthouden wat u in één keer moet doen.
Cultiveer een cultuur van teamwerk.
Managers zijn vaak belast met het nemen van verantwoordelijkheid voor hun eigen succes, maar dat betekent niet dat u de hele last van het succes alleen moet dragen. U moet altijd zoeken naar mogelijkheden om samen te werken met uw team en andere afdelingen, maar het is vooral belangrijk dat u dat doet binnen uw eigen kantoor. Wanneer u om hulp moet vragen, wie u vraagt en hoe u het vraagt, kan het verschil maken in hoe effectief uw team is om u te helpen. Als u weet dat collega's graag hun steentje bijdragen, zelfs in hun eigen tijd, hebt u al een grote stap gezet in de richting van een cultuur van teamwerk. Maar voordat u begint te denken dat samenwerking een teken van zwakte is, bedenk dan dat dit u ook zal helpen efficiënter te werken.
Gebruik technologie om taken te automatiseren.
Technologie is zowel een zegen als een vloek als het gaat om het verbeteren van de efficiëntie van een kantoor. Het kan uw tijd vrijmaken, zodat u meer tijd kunt besteden aan wat u graag doet, maar het kan u ook afleiden, waardoor het moeilijker wordt u te concentreren op de taken die gedaan moeten worden. Het automatiseren van bepaalde taken kan een geweldige manier zijn om ervoor te zorgen dat u tijd bespaart zonder uw aandacht te verliezen. U kunt bijvoorbeeld instellen dat bepaalde e-mails automatisch worden beantwoord, zodat u zich kunt concentreren op de volgende opdracht zonder handmatig te hoeven reageren. U kunt ook een Google-agenda of een ander taakbeheersysteem instellen om uw takenlijst te beheren.
Conclusie
Naarmate je rol in een organisatie zichtbaarder wordt, kan het verleidelijk zijn om te proberen je baas in je eentje te overtreffen. Dat is meestal geen goed idee, maar je hoeft je ook niet te laten intimideren door je afdelingshoofd. Wanneer je de manager van een kantoor bent, ben je de tussenpersoon voor een heleboel mensen, en het kan intimiderend zijn om de juiste balans te vinden tussen opkomen voor je team en hen hun gang laten gaan. Er zijn een paar manieren om ervoor te zorgen dat u beide doet. Plan uw dag van tevoren en verdeel hem in kleinere stukjes, zodat u niet lang hoeft te zoeken naar dingen die u bent vergeten. Zoek manieren om efficiënt te werken, zelfs als dat betekent dat je sommige taken aan je team moet delegeren. Wees niet bang om hulp te vragen als je die nodig hebt, en onthoud dat je baas geen concurrentie is die je op een voetstuk moet plaatsen.